VergabeFit: Projektzusammenfassung

Stand: 25.10.2026, Branch feat/doku-bereich

VergabeFit ist ein KI-gestütztes Prüfsystem für öffentliche Vergaben in Deutschland. Es vergleicht die Anforderungen einer Ausschreibung mit den Fähigkeiten von Unternehmen, und zwar von beiden Seiten: Vergabestellen prüfen einen Entwurf vor der Veröffentlichung, Unternehmen prüfen eine Ausschreibung vor der Bewerbung. VergabeFit ist die Anwendungsschicht auf der offenen Vergabedatenplattform ProcurDat. Das Projekt ist ein Prototyp; der Pilot endet am 30.11.2026.

Markierungen: "(geplant)" kennzeichnet beabsichtigte Arbeiten, "(offen)" ungeklärte Punkte.

Das Problem

Vergabestellen wissen beim Schreiben einer Ausschreibung selten, welche Unternehmen den Auftrag tatsächlich leisten können. Kombinierte Anforderungen wie Referenzprojekte, Mindestumsatz, Zertifikate, Losgrößen und Fristen verkleinern den Kreis möglicher Bieter. Sichtbar wird das erst nach der Veröffentlichung: Es kommen wenige Angebote, viele Bieterfragen, oder das Verfahren wird aufgehoben. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) scheitern oft an einzelnen Eignungskriterien, obwohl sie den Kern der Leistung erbringen könnten.

Bestehende Vergabeportale und KI-Werkzeuge setzen nach der Veröffentlichung an. Sie helfen beim Suchen, Benachrichtigen und Zusammenfassen, nicht beim Gestalten einer Ausschreibung, die den Markt erreicht.

Die Idee: zweiseitige Prüfung

VergabeFit verlegt die Prüfung in die Entwurfsphase und macht sie zweiseitig. Beide Seiten arbeiten mit demselben Kriterienmodell: Jede Anforderung ist mit ihrer Fundstelle in den Unterlagen verknüpft und wird für Vergabestelle und Unternehmen gleich ausgewertet.

Vergabestelle (Auftraggeber):

• Dokumentenprüfung: Vergabeunterlagen hochladen, Auftrag, Lose, Eignungskriterien, Nachweise und Fristen mit Fundstelle extrahieren, fehlende oder widersprüchliche Angaben erkennen.
• Marktcheck: zählen, wie viele Firmenprofile die Anforderungen erfüllen, und zeigen, welche Anforderungen den Kreis am stärksten verengen.
• Varianten: prüfen, wie sich niedrigere Umsatz- oder Referenzschwellen auswirken; Aufteilung in Lose und längere Fristen als Varianten sind geplant.
• Bericht: die marktverengenden Anforderungen zusammenfassen.

Unternehmen (Schwerpunkt KMU):

• Unternehmensprofil und Nachweise: Umsatz, Personal, Referenzen, Zertifikate mit Gültigkeit.
• Fit & Gap: jede Anforderung als erfüllt, nicht erfüllt oder unklar markieren, mit nächsten Schritten zum Schließen der Lücken.
• Partnersuche: ergänzende Firmen für eine Bietergemeinschaft oder Eignungsleihe finden.

Leitlinien. Die KI schlägt vor, Menschen entscheiden. Ein Sprachmodell entscheidet nie über Eignung, Zuschlag oder eine Teilnahme. Eignungsregeln sind deterministischer Code, keine Modellausgabe. Es gibt keine Prognosen zur Zuschlagswahrscheinlichkeit oder Angebotszahl. Natürliche Personen sollen in Ansichten von Vergabedaten nicht erscheinen. Entwürfe von Vergabestellen sind vor der Veröffentlichung vertraulich (§ 28 VgV); Unternehmen sehen sie nie.

Fachlicher Rahmen. Der Prototyp konzentriert sich auf IT-Dienstleistungsaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte nach GWB und VgV. Bauleistungen (VOB/A) und nationale Verfahren unterhalb der Schwellenwerte (UVgO) sind nicht abgebildet.

So läuft es

Eine Vergabestelle prüft ihren Entwurf vor der Veröffentlichung. Eine kommunale Vergabestelle legt ein Projekt vom Typ "Eigene Ausschreibung" an und lädt den Entwurf mit den Vergabeunterlagen hoch. Im Dokumentencheck extrahiert VergabeFit Auftrag, Lose, Kriterien und Nachweise je Dokument und führt sie mit Fundstellen zusammen. Die Vergabestelle prüft die Vorschläge, korrigiert einzelne Kriterien und bestätigt die Liste. Der Marktcheck zeigt anschließend, wie viele Firmenprofile die Muss-Kriterien erfüllen und dass etwa ein hoher Mindestumsatz besonders viele KMU ausschließt. Unter "Optimierung" senkt sie probeweise die Umsatzschwelle und sieht die Wirkung auf den Bieterkreis. Ein Bericht fasst die Befunde zusammen. Marktcheck, Varianten und Bericht rechnen heute auf einem synthetischen Firmenpool (Demo).

Ein KMU prüft eine Ausschreibung. Ein IT-Dienstleister pflegt sein Unternehmensprofil und hinterlegt Nachweise wie Referenzen und ein ISO-27001-Zertifikat mit Gültigkeitsdatum in der Wissensbasis. Das Unternehmen findet eine passende Ausschreibung in der Suche oder lädt die Unterlagen selbst hoch und startet eine Bewerbung. VergabeFit extrahiert die Anforderungen als Vorschlag, den das Unternehmen bestätigt. Fit & Gap zeigt, welche Anforderungen es erfüllt, welche nicht und welche unklar bleiben, und nennt jeweils einen nächsten Schritt. Für eine fehlende Leistung schlägt die Partnersuche ergänzende Firmen vor und zeigt, was ein gemeinsames Team abdecken würde. Den Agenten fragt es nach Fristen und Nachweisen; die Antworten verweisen auf Quellen. Fit & Gap ist regelbasiert; Partnersuche und Ausschreibungssuche laufen heute auf Demo-Daten.

Architektur in Kürze

VergabeFit besteht aus einem Next.js-Frontend, einem Agent-Service in Python (FastAPI, Pydantic AI), einem MCP-Server mit Such- und Fachwerkzeugen und zwei Hintergrunddiensten, die Bekanntmachungen aus der ProcurDat-Ablage einlesen. Daten liegen in einer selbst betriebenen Supabase-Instanz (Postgres mit pgvector, Auth, Storage); die Zeilensicherheit der Datenbank ist die Berechtigungsgrenze. Die Suche kombiniert Vektor- und Volltextsuche. Standard-Sprachmodell ist Google Gemini, OpenAI ist als Alternative für den Chat vorgesehen. Lange Extraktionen laufen als dauerhafte Jobs in Postgres, ohne zusätzliche Infrastruktur.

Details: Architektur-Überblick, Entscheidungen in docs/07-decisions/.

Stand

Grenzen des Prototyps

Diese Liste gilt für alle öffentlichen Texte (README, Doku-Bereich, Bericht, Folien). Was hier als Grenze steht, darf nicht als fertige Funktion beschrieben werden.

Funktionen

• Fit & Gap ist ein transparenter, regelbasierter Abgleich, der im Browser läuft. Es ist keine KI-Bewertung.
• Marktcheck, Varianten, Bericht und Partnersuche arbeiten mit synthetischen Daten.
• Der Abgabecheck ist ein Platzhalter.
• Die Ausschreibungssuche läuft auf einem Demo-Bestand. Es gibt keine belegten Abdeckungszahlen, keine Live-Anbindung von Portalen und keine Echtzeitdaten.
• Die Benachrichtigungen "Geändert" und "Neue Treffer" stammen aus Demo-Daten.
• Aufgaben wie geplante Suchläufe werden nicht im Hintergrund ausgeführt.
• Die Abdeckungsanzeige im Dokumenteditor ist eine Stichwortheuristik, keine KI.
• Der Agent hat keine allgemeine Websuche. Er ruft nur ausdrücklich genannte Seiten ab.
• Es gibt keine Prognose von Zuschlagswahrscheinlichkeit oder Angebotszahl.
• Die Ausgaben sind keine Rechtsberatung.

Fachliche Lücken

• Der Umfang beschränkt sich auf IT-Dienstleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte. VOB/A und UVgO sind nicht abgebildet.
• Die Qualität der Kriterienextraktion ist noch nicht an einem fachlich geprüften Referenzdatensatz gemessen (offen).
• Fit & Gap nutzt die Anforderungsliste aus einer älteren Projekt-Extraktion. Die Anbindung an die gemeinsame Kriterienextraktion steht aus (geplant).
• Die Regeln decken nur Leistung, Mindestumsatz, Referenzen, ISO 27001 und Leistungsgebiet ab. Andere Anforderungen bleiben zur manuellen Prüfung offen.
• Angaben aus der Vergabehistorie sind keine aktuellen Nachweise. Fehlende Informationen bleiben als "unklar" sichtbar.
• Die Kombinationsregeln für Bietergemeinschaften sind Produktannahmen und rechtlich ungeprüft. Umsatz, Referenzen und Zertifikate werden nicht über Mitglieder summiert.
• Die Volltextsuche nutzt keine deutsche Wortstammbildung.
• Firmendaten aus kommerziellen Quellen werden nicht veröffentlicht. Öffentliche Inhalte zeigen nur erfundene Firmen.

Betrieb

• Es gibt noch keine öffentliche Instanz. Das Hosting ist in Klärung (offen).
• VergabeFit betreibt keinen eigenen Harvester. Bekanntmachungen und Unterlagen kommen aus der ProcurDat-Plattform; ein Abruf von Vergabeunterlagen aus den Portalen fehlt noch (geplant).

Nachnutzung und Ausblick

Open Source. Der Code wird nach dem Pilot unter der EUPL-1.2 veröffentlicht. Die Lizenz gilt auch für den Betrieb als Dienst. Beiträge werden per DCO-Sign-off gezeichnet, ohne Contributor License Agreement. Das Repository ist bis dahin nicht öffentlich.

Geschäftsmodell. Die Kernsoftware ist frei nachnutzbar. Einnahmen sollen aus Betrieb, Integration und Weiterentwicklung kommen, nicht aus dem Datenzugang: zum Beispiel verwaltetes Hosting, Support, Schulungen, Adapter für Datenquellen, geprüfte Kriterienmodule und Anbindungen an CRM- und Bid-Management-Systeme. Dataport ist als Betreiber der Open-Data-Instanz vorgesehen; eine Instanz in einer souveränen deutschen Cloud ist in Klärung (offen).

Integration in ProcurDat (geplant). VergabeFit soll die Datenbasis von ProcurDat nutzen, statt eigene Harvester zu betreiben. Die offizielle Massenschnittstelle von oeffentlichevergabe.de liefert Bekanntmachungen seit 10/2023, aber keine Vergabeunterlagen; ein Abruf der Unterlagen ist der eigentliche fehlende Baustein. Geplant sind fünf Schritte: Schema und Kennungen (eForms-UUID mit Version, Verfahren als Einheit für Nutzer), Vergabehistorie aus der Massenschnittstelle, Suchindex aus eForms, Historie in der Anwendung, Unterlagen aus der ProcurDat-Ablage. Die Daten sollen in zwei Ebenen liegen: eine schlanke dauerhafte Historie (Verfahren, Bekanntmachungen, Lose, Zuschläge, Organisationen) und ein Index nur der laufenden Lose. Die Lizenz der Massenschnittstelle ist noch zu bestätigen (offen).

Weitere Schritte. Fit & Gap und Marktcheck sollen mit echten Firmendaten und der gemeinsamen Kriterienextraktion verbunden werden (geplant). Menschliche Korrekturen an KI-Vorschlägen bleiben neben dem Original gespeichert und können später als Evaluations- und Trainingsdaten dienen. Eigene Entscheidungsmodelle sind im Pilot nicht vorgesehen; sie kämen später nur für Sortierung und Vorauswahl in Frage, nie für Eignung oder Zuschlag.

Förderung und Partner

ProcurDat. ProcurDat (procurdat.de) ist eine offene Datenplattform für öffentliche Vergaben auf Basis von CKAN. Sie bündelt Vergabedaten aus rund 20 Portalen und der EU-Plattform TED in strukturierter, maschinenlesbarer Form. Kernpartner sind die Universität Bremen (AG Digital Public, Fachbereich 3) und Dataport AöR, dazu kommunale und institutionelle Praxispartner. ProcurDat wird im Rahmen der BMBF-Förderrichtlinie "Datenorientierte Wertschöpfung" (DigiLeistDAT) gefördert; das Ministerium heißt heute BMFTR. Die Förderung läuft bis 31.12.2026, eine kostenneutrale Verlängerung ist geplant.

SPRIND. Die Erweiterung VergabeFit wird über eine Challenge der Bundesagentur für Sprunginnovationen (SPRIND) gefördert. Die Bewerbung "VergabeFit - ProcurDat trifft den Markt" hat die AG Digital Public der Universität Bremen am 17.08.2026 eingereicht. SPRIND-Mittel und BMFTR-geförderte ProcurDat-Arbeit werden getrennt geführt.

Assoziierte Partner laut Bewerbung: Dataport, KoSIT, ProVitako, die Städte Hamburg, Hamm, Bremen, Hildesheim und Weiden sowie die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz.

Herkunft. VergabeFit baut auf Studierendenprojekten des Kurses "Public AI" der Universität Bremen auf, zuletzt auf der Firmenregistrierung RegX und dem Frage-Antwort-System Procur Q&A. Deshalb tragen Teile des Codes noch ältere Namen wie "ProcurDatQA" oder "Procur".